Travel Business Management o, più semplicemente, Travel Management indica la gestione di quell’insieme di processi finalizzati alla pianificazione, prenotazione e organizzazione dei viaggi di lavoro in un’azienda, fino alla fatturazione.

Il travel for business rappresenta per le aziende un’opportunità ma anche un costo. Un viaggio di lavoro (o business travel) si rende necessario per diversi motivi: per incontrare clienti, un partner finanziario o un investitore, per partecipare a meeting, fiere, tavole rotonde, per procurare nuove forniture, stringere accordi ecc.

Gestire il travel business significa far fronte a più aspetti e saper coniugare le spese con un’esperienza di viaggio confortevole per il dipendente e proficua per l’azienda. 

Il Travel Management tocca diversi aspetti e concerne: 

• la gestione dei processi di acquisto e di fatturazione
• la gestione delle risorse aziendali (es. parco macchine)
• l’organizzazione di manifestazioni o viaggi incentive
• l’elaborazione e la stesura di una chiara travel policy aziendale

Business travel: dalla richiesta di missione alla rendicontazione  

L’iter del Business Travel Management inizia con la richiesta di missione, che deve essere approvata dal responsabile di riferimento. Una volta autorizzato il travel for business, si procede con la prenotazione dei servizi necessari: trasporti, hotel, interpreti, affitto di auto NCC in loco ecc. Al termine del viaggio si verifica la nota spese del dipendente, che deve essere adeguata alla travel policy aziendale.

Tutti questi processi implicano che il travel manager si interfacci con dirigenti e responsabili, amministrazione, ufficio del personale e così via. L’approccio del travel business è quindi a 360° e contempla l’organizzazione e la supervisione delle diverse operazioni connesse al viaggio di lavoro. 

In questo senso il travel manager, come figura professionale dedicata, è garanzia di una gestione coordinata ed efficiente sotto ogni punto di vista:

Spesa e rendicontazione

Il manager saprà individuare la soluzione di viaggio migliore: auto aziendale, treno, aereo e prenotare il viaggio, l’eventuale alloggio (hotel, B&B ecc.), eventuali vetture a noleggio. Tutto rispettando il budget di viaggio e rendicontando con fatture le spese di viaggio.

Organizzazione meeting e congressi   

Un’altra area di intervento del Business Travel Management è quella dell’organizzazione di eventi e manifestazioni, come meeting, congressi, incontri di lavoro ma anche viaggi incentive. 

Consulenza e travel policy

Il manager dedicato saprà anche fornire consulenza su qualsiasi tipo di problematica, di redigere una travel policy aziendale e verificare che venga applicata.

Grazie al Business Travel Management ogni impresa può controllare le spese di viaggio, indirizzare il capitale destinato a questa voce verso i viaggi che siano proficui per il proprio business e avere una buona rete per poter pianificare viaggi in modo veloce e conveniente da un punto di vista economico. Per farlo ci si può affidare a una business travel agency, a una travel management company oppure a un travel manager. 

NexumSTP – Corporate travel management Solutions

NexumSTP è in grado di offrire Corporate Travel Management Solutions di alto profilo: dalla pianificazione delle trasferte alla riconciliazione delle spese in contabilità. Disponiamo inoltre di soluzioni mobile, dematerializzazione, tecnologia IOT per controlli in tempo reale.