La nuova disciplina sulla PEC amministratori introduce un adempimento rilevante per le aziende: dal 31 dicembre 2025 alcuni ruoli societari dovranno disporre di un domicilio digitale personale, distinto da quello dell’impresa, da comunicare obbligatoriamente al Registro Imprese. L’obiettivo è rafforzare la tracciabilità e la sicurezza delle comunicazioni ufficiali tra imprese e Pubblica Amministrazione, in un quadro di digitalizzazione crescente che coinvolge anche la gestione societaria.

Chi è obbligato a comunicare la PEC

La normativa – come chiarito da Unioncamere – non coinvolge tutti i componenti degli organi amministrativi, ma individua alcune figure specifiche. L’obbligo riguarda infatti:

• L’amministratore unico;
• L’amministratore delegato;
• In loro assenza, il presidente del CdA.

Sono esclusi gli amministratori di società di persone e tutti i soggetti che ricoprono cariche diverse nelle società di capitali (come consiglieri, membri di comitati direttivi, componenti di organismi collegiali). In quest’ottica, la PEC di amministratori società assume un ruolo strategico poiché rappresenta un canale personale e univoco, non sostituibile con la PEC imprese già registrata. Il domicilio digitale dell’amministratore non può infatti coincidere con quello societario.

Quando comunicare la PEC al Registro Imprese

Le imprese già iscritte devono comunicare il domicilio digitale degli amministratori interessati entro il 31 dicembre 2025. Per le nuove nomine, invece, la comunicazione deve avvenire contestualmente alla richiesta di iscrizione della carica al Registro Imprese, sia in caso di prima nomina, sia in occasione del rinnovo. La norma mira a garantire un aggiornamento costante del registro PEC, evitando zone d’ombra o mancate reperibilità nelle comunicazioni formali.

Indicazioni operative: cosa devono fare le aziende

Per adeguarsi alla nuova disciplina, è necessario che le imprese verifichino tempestivamente:

• La presenza di un indirizzo PEC personale per ogni amministratore soggetto all’obbligo;
• La distinzione tra la PEC amministratori e la PEC societaria;
• L’allineamento dei dati nel PEC Registro Imprese.

L’omessa comunicazione comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 c.c., raddoppiate ai sensi del DL 185/2008, con importi da 206 a 2.064 euro. Anche per questo motivo è fondamentale impostare un processo interno di gestione della amministrazione PEC, così da evitare errori formali o comunicazioni incomplete.

Perché l’obbligo diventa cruciale per le imprese

L’introduzione dell’obbligo PEC amministratori risponde alla necessità di snellire le interlocuzioni istituzionali, garantendo comunicazioni certe e immediatamente attribuibili alla persona che guida l’impresa. In un contesto in cui digitalizzazione e responsabilità diretta assumono un peso crescente, la mancanza della PEC può rallentare procedure amministrative e, nei casi più complessi, generare contestazioni formali.

La distinzione tra PEC societaria e PEC personale dell’amministratore non è quindi un dettaglio tecnico, ma un presidio di responsabilità che conferma la centralità del ruolo amministrativo nelle comunicazioni ufficiali. A ciò si aggiunge la necessità di assicurare una gestione coerente delle informazioni, evitando sovrapposizioni o errori nella tenuta del registro PEC.

Conclusioni

L’obbligo di PEC amministratori introduce un adempimento semplice ma strategico per garantire comunicazioni ufficiali tracciabili e conformi alle richieste normative. Le società sono chiamate a verificare tempestivamente le cariche coinvolte, attivare un domicilio digitale univoco e comunicare i dati al Registro Imprese entro le scadenze previste, evitando sanzioni e irregolarità.

Per supporto operativo nella gestione dell’obbligo PEC e negli adempimenti societari, Nexumstp è a disposizione, contattaci.