Amministrazione del personale e Payroll: la sottile arte di gestire le buste paga. Letteralmente questo termine indica il “libro paga”, nella pratica riguarda tutte quelle operazioni di gestione contabile del personale che portano all’elaborazione della busta paga.

L’amministrazione del personale viene svolta spesso, in azienda, dai responsabili HR. Tuttavia gli aspetti propriamente fiscali richiedono una serie di conoscenze e competenze non affatto scontate. La figura professionale più adatta, in questo caso, è quella del Payroll Manager.

Competenza e aggiornamento sulla normativa in materia sono le due qualità che rendono questa figura indispensabile.

Payroll Manager: gli ambiti operativi

Un Payroll Manager o payroll specialist è in grado di gestire tutto ciò che ruota attorno all’amministrazione del personale. La sua operatività inizia dal momento dell’assunzione, prosegue con il rilevamento delle presenze e si concretizza con l’elaborazione della busta paga: tre fasi connesse tra loro.

Per quanto riguarda l’assunzione, lo specialista Payroll, come persona incaricata in azienda, raccoglie tutta la documentazione utile e crea la scheda anagrafica del dipendente. Qui  vengono raccolti non solo i dati anagrafici, ma anche il suo ruolo in azienda, il tipo di contratto e l’inquadramento CCNL. Tutti questi dati vengono inseriti nel software di amministrazione del personale, per poter essere utilizzati nell’elaborazione della busta paga. 

Il rilevamento delle presenze richiede precisione, perché è da queste che dipenderà la busta paga. I sistemi di rilevamento digitalizzati consentono di verificare le presenze senza margine di errore e di archiviarle direttamente nel software. Tuttavia, anche se le aziende medie e grandi sono fornite in genere di sistema di rilevamento presenze tramite badge, è sempre importante verificare l’andamento di straordinari, assenze, ferie per un’elaborazione corretta della busta paga. 

La terza fase, quella dell’elaborazione della busta paga, è quella che spetta in senso più stretto al Payroll. Un buon Payroll software, opportunamente gestito e monitorato, consentirà di svolgere un lavoro preciso e puntuale, evitando errori con ricadute che, a volte, possono  anche essere onerose per l’azienda. Una volta elaborata la busta paga sarà necessario procedere a un controllo delle buste paga prima dell’accredito, compito che spetta al Payroll Manager.

In quest’ultima fase si procede anche ad elaborare l’F24, previdenza e assistenza, a contabilizzare i costi del personale.

Payroll Manager interno o esterno? Pro e contro

Appare chiaro che tutti questi servizi richiedono una formazione specifica che include rendicontazione, legislazione, informatica, competenze che appartengono solo parzialmente all’ufficio delle risorse umane.

La soluzione più vantaggiosa per le aziende è esternalizzare il servizio di Payroll. In questo modo si evitano costi superflui e si ha a disposizione un servizio qualitativamente superiore. 

Mantenere l’elaborazione delle buste paga in azienda, infatti, significa non solo doversi dotare di personale adeguato, ma anche fornire i necessari corsi di aggiornamento, investire sull’acquisto delle licenze dei Payroll software, conservare dati sensibili e così via.

Tutte queste incombenze e questi obblighi possono essere delegati a specialisti del settore che saranno non solo in grado di garantire precisione ed efficienza, ma anche un costante aggiornamento in materia di diritto del lavoro.

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